Whistleblowing

Informativa sulla protezione dei dati personali

(Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento Europeo 2016/679)

Bertelli & Partners s.r.l., in relazione ai dati trattati ai fini della ricezione, analisi, istruttoria e gestione delle

segnalazioni e di eventuali azioni conseguenti, La invita a leggere attentamente l’informativa in tema di protezione dei dati personali.

I. Titolare del Trattamento

Titolare del trattamento è Bertelli & Partners s.r.l., rappresentata dall’Amministratore Unico Pierluigi Bertelli, con sede legale in Viale Europa 188/270, 37050 Angiari (VR).

II. Tipologie di dati personali

I dati personali oggetto di trattamento rientrano nelle seguenti categorie:

• Dati personali della persona segnalante in caso di segnalazioni effettuate in forma non anonima mediante la piattaforma dedicata:
  • Comuni:
  • Obbligatori: nome, cognome, rapporti con Bertelli & Partners s.r.l.
  • Facoltativi: inquadramento, ruolo qualifica/rapporto, contatto telefonico, indirizzo e-mail.
• Dati personali riferiti alla(e) persona(e) coinvolta(e) nella segnalazione: i dati che la persona segnalante ha inteso fornire per rappresentare i fatti descritti nella segnalazione. Si specifica che in questo caso Bertelli & Partners s.r.l. non è in grado di determinare a priori i dati oggetto della segnalazione, che potrà quindi contemplare anche dati particolari (ad esempio condanne penali, reati, etc.). I predetti dati saranno trattati con supporti informatici e cartacei che ne garantiscono la sicurezza e la riservatezza. La documentazione in formato cartaceo è limitata al minimo indispensabile e custodita secondo quanto previsto dalla normativa GDPR.

III. Finalità del Trattamento e Base Giuridica

Il trattamento è finalizzato alla ricezione, analisi, istruttoria e gestione delle segnalazioni e di eventuali azioni conseguenti, ed in particolare all’accertamento dei fatti segnalati e all’adozione di eventuali provvedimenti. Ai sensi dell’art. 6, comma 1 lettera f) del Regolamento Europeo n. 679/2016 (di seguito anche “Regolamento”), tutti i dati personali raccolti nell’ambito del presente trattamento sono strettamente funzionali e necessari per il perseguimento di quanto previsto dal D. Lgs. n. 24/2023, oltre che per eventuali esigenze di controllo interno, di monitoraggio dei rischi aziendali, di difesa di un diritto in sede giudiziaria o per ulteriori legittimi interessi del Titolare.

I dati di contatto eventualmente forniti dalla persona segnalante saranno utilizzati nel caso in cui dovesse rendersi necessario un contatto diretto con la stessa e per aggiornamenti rispetto allo stato della segnalazione.

IV. I soggetti destinatari dei dati

Per il perseguimento delle finalità suddette, i dati personali forniti sono resi accessibili solo all’Organismo di Vigilanza come contitolare del trattamento dei dati ed organo competente a ricevere o a dare seguito alle attività di analisi, istruttoria e gestione delle segnalazioni e di eventuali azioni conseguenti. L’organismo di Vigilanza risulta essere adeguatamente formato al fine di evitare la perdita dei dati, l’accesso ad essi da parte di soggetti non autorizzati o trattamenti non consentiti dei dati stessi e, più in generale, in relazione agli obblighi in materia di protezione dei dati personali. I dati possono essere trattati, inoltre, da Consulenti esterni e Terze Parti con funzioni tecniche (ad esempio, il provider della piattaforma IT), che agiscono in qualità di Responsabili/Sub-Responsabili del trattamento e hanno sottoscritto un apposito contratto che disciplina puntualmente i trattamenti loro affidati e gli obblighi in materia di protezione dei dati e sicurezza del trattamento ai sensi dell’art. 28, comma 3 del Regolamento.

Infine, i dati personali potranno essere trasmessi anche ad altri soggetti autonomi titolari del trattamento, in base a norme di legge o di regolamento (es. Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, etc.).

L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità, potranno essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni solo previo consenso espresso della persona segnalante conformemente a quanto previsto dal D. Lgs. n. 24/2023.

L’elenco aggiornato dei soggetti destinatari dei dati può essere richiesto all’ indirizzo privacy@bertelli-partners.it

V. Diffusione dei dati

I dati personali oggetto del trattamento non saranno mai pubblicati, esposti o messi a disposizione/consultazione di soggetti indeterminati.

VI. Conservazione dei dati

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza. Nel caso pervengano segnalazioni fuori ambito/lamentele (ad esempio contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante, comunicazioni o reclami relativi ad attività di natura commerciale o di servizi al pubblico), le stesse sono conservate per un periodo non superiore a 8 mesi dall’archiviazione della stessa.

VII. Diritti degli Interessati

Il Regolamento UE 2016/679 (artt. da 15 a 22) conferisce agli interessati l’esercizio di specifici diritti. In particolare, in

relazione al trattamento dei propri dati personali oggetto della presente informativa, l’interessato ha diritto di chiedere a Bertelli & Partners s.r.l. :

• l’accesso: l’interessato può chiedere conferma che sia o meno in essere un trattamento di dati che lo riguardi, oltre

a maggiori chiarimenti circa le informazioni di cui alla presente informativa;

• la rettifica: l’interessato può chiedere di rettificare o integrare i dati che ha fornito, qualora inesatti o incompleti;

• la cancellazione: l’interessato può chiedere che i suoi dati vengano cancellati, qualora non siano più necessari alle

suddette finalità, in caso di revoca del consenso o sua opposizione al trattamento, in caso di trattamento illecito,

ovvero sussista un obbligo legale di cancellazione;

• la limitazione: l’interessato può chiedere che i suoi dati siano trattati solo ai fini della conservazione, con

esclusioni di altri trattamenti, per il periodo necessario alla rettifica dei suoi dati, in caso di trattamento illecito per

il quale si oppone alla cancellazione, qualora debba esercitare i suoi diritti in sede giudiziaria e i dati conservati

possano essere utili e, infine, in caso di opposizione al trattamento e sia in corso una verifica sulla prevalenza dei

motivi legittimi di Ferrovie dello Stato Italiane S.p.A. rispetto ai suoi;

• l’opposizione: l’interessato può opporsi in qualunque momento al trattamento dei suoi dati, salvo che vi siano

motivi legittimi per procedere al trattamento che prevalgano sui suoi, per esempio per l’esercizio o la difesa in

sede giudiziaria;

• la portabilità: l’interessato può chiedere di ricevere i suoi dati, o di farli trasmettere ad altro titolare dallo stesso

indicato, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.

Inoltre, l’interessato ha diritto di proporre reclamo, qualora ritenga che i suoi diritti siano stati violati, nei confronti

dell’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali.

Ai sensi dell’articolo 2-undecies del D.lgs. n. 196/2003 e s.m.i. (di seguito “Nuovo Codice Privacy”) ed in attuazione

dell’articolo 23 del Regolamento, si informa che i summenzionati diritti non possono essere esercitati da parte delle persone coinvolte nella segnalazione, qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità della persona segnalante.

In particolare, l’esercizio di tali diritti:

▪ sarà effettuabile conformemente alle disposizioni di legge o di regolamento che regolano il settore (D.lgs. 24/2023);

▪ potrà essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all’interessato, a meno

che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell’interessato, al fine di salvaguardare la riservatezza dell’identità della persona segnalante;

▪ in tali casi, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante per la Protezione dei Dati Personali con le modalità di cui all’articolo 160 del Nuovo Codice Privacy, nel qual caso il Garante informa l’interessato di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale.

In qualsiasi momento, l’interessato potrà chiedere di esercitare i suoi diritti a Bertelli & Partners s.r.l. scrivendo all’indirizzo privacy@bertelli-partners.it